NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
I. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và an toàn của toàn bộ hồ sơ khách hàng và vụ việc pháp lý.
- Ngăn ngừa việc rò rỉ, trao đổi không kiểm soát thông tin nhạy cảm ra ngoài hoặc giữa các nhân sự không liên quan.
- Tuân thủ nghĩa vụ bảo mật nghề nghiệp luật sư theo Luật Luật sư và Quy tắc Đạo đức nghề nghiệp.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho toàn bộ nhân sự DLP, bao gồm: Giám đốc, Luật sư, Trợ lý luật sư, Thư ký pháp lý, Kế toán, Hành chính và Nhân viên thực tập.
- Mọi cá nhân tham gia làm việc, thực hiện công việc, có tiếp cận tài liệu, hồ sơ, thông tin thuộc Công ty đều có nghĩa vụ tuân thủ quy định này.
III. QUY TẮC PHÂN QUYỀN TIẾP CẬN HỒ SƠ
- Mỗi hồ sơ vụ việc sẽ được phân công cho một Chuyên viên phụ trách chính.
- Nhân sự chỉ được truy cập và làm việc với hồ sơ của mình hoặc hồ sơ có phân công cụ thể bằng văn bản.
- Không tự ý mở, sao chụp, lưu trữ hoặc chuyển tiếp tài liệu thuộc hồ sơ mà mình không được phân công.
- Thư ký, kế toán, hành chính chỉ được tiếp cận các phần thông tin hành chính (hợp đồng, báo giá…) khi có yêu cầu và phê duyệt của Người phụ trách.
- Việc phân công hồ sơ phải được Người phụ trách đồng ý.
IV. QUY TẮC BÀN BẠC VÀ TRAO ĐỔI HỒ SƠ
- Việc trao đổi nội dung hồ sơ chỉ được thực hiện tại các cuộc họp nội bộ chính thức có sự tham gia của những người được phân công.
- Không thảo luận vụ việc với nhân sự không phụ trách.
V. BẢO MẬT THÔNG TIN
- Không chia sẻ thông tin khách hàng hoặc hồ sơ ra bên ngoài khi chưa có sự phê duyệt bằng văn bản của Người phụ trách.
- Tất cả tài liệu hồ sơ phải được:
• Lưu trong thư mục riêng có mật khẩu (đối với hồ sơ điện tử);
• Khóa tủ (đối với hồ sơ giấy).
- Sau khi hoàn tất vụ việc, hồ sơ phải được bàn giao về kho lưu trữ của công ty, không giữ bản riêng ngoài hệ thống.
VI. KỶ LUẬT VÀ CHẾ TÀI
- Vi phạm quy chế bảo mật hoặc truy cập trái phép hồ sơ sẽ bị xử lý kỷ luật, có thể đến mức chấm dứt hợp đồng lao động và trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Hành vi tiết lộ bí mật khách hàng có thể bị xử lý theo quy định pháp luật và Quy tắc Đạo đức nghề nghiệp luật sư.
VII. CAM KẾT BẢO MẬT
- Mỗi nhân sự khi vào làm việc phải ký “Cam kết bảo mật thông tin” riêng, lưu cùng hồ sơ nhân sự.
- Việc ký cam kết là điều kiện tiên quyết để được phân công vụ việc.
- Người không ký cam kết không được phép tham gia vào bất kỳ hồ sơ nào.
VIII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Mọi nhân sự có nghĩa vụ đọc, hiểu và tuân thủ nghiêm túc nội quy này.
Giám đốc
/Đã ký/
Luật sư Nguyễn Bá Tùng
NỘI QUY LAO ĐỘNG
(Ban hành theo Quyết định số 304/QĐ-DLP ngày 27 tháng 1 năm 2019 của Hội đồng)
Điều 1. Giờ làm việc
1. Giờ làm việc: từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều.
2. Thời gian nghỉ giữa ca: từ 12:00 đến 1:30 chiều.
3. Ngày làm việc: 7,5 giờ/ngày, 37,5 giờ/tuần.
Điều 2. Quy định về điểm danh
1. Mọi nhân viên phải điểm danh vào mỗi buổi sáng trước 8:00 sáng.
2. Nếu không thể đi làm đúng giờ, nhân viên phải thông báo và được sự đồng ý của Nhân viên quản lý.
3. Việc đi trễ sẽ bị xử lý bằng hình thức kỷ luật sa thải, hoặc kéo dài thời gian nâng lương tuỳ mức độ.
Điều 3. Quy định chung
1. Tất cả nhân viên phải có tác phong lịch sự và tập trung khi làm việc.
2. Điện thoại, tin nhắn và email phải được trả lời ngay khi nhận được.
3. Mọi thông tin trong quá trình làm việc phải được bảo mật.
Điều 4. Quy định về thời gian nghỉ phép
1. Nhân viên phải xin phép trước khi nghỉ phép chậm nhất là 24h và được sự chấp thuận từ Nhân viên quản lý.
2. Số ngày nghỉ phép phải tuân thủ theo quy định công ty và luật lao động hiện hành.
3. Trường hợp nghỉ vượt quá số ngày nghỉ được tính lương, những ngày nghỉ không được tính lương chỉ được chấp nhận khi có sự cho phép của Nhân viên quản lý.
Điều 5. Quy định về bảo mật thông tin
1. Mọi thông tin liên quan đến công ty phải được giữ bí mật và chỉ được tiết lộ cho những người có quyền truy cập.
2. Không được phép chia sẻ thông tin bí mật của công ty với bên thứ ba mà không có sự cho phép từ Nhân viên quản lý.
Điều 6. Quy định về môi trường làm việc
1. Mọi nhân viên phải giữ gìn vệ sinh và trật tự trong văn phòng làm việc.
2. Đảm bảo không khí tích cực, nghiêm cấm hành vi bắt nạt, cự cãi trong công ty.
Điều 7. Quy định về kỷ luật
1. Mọi nhân viên vi phạm sẽ được Nhân viên quản lý ghi nhận thời điểm vi phạm, đề xuất mức độ vi phạm.
2. Hành vi vi phạm sẽ được đưa ra xem xét xử lý bởi Hội đồng, bao gồm cả cảnh cáo, cắt thưởng, sa thải, hoặc các biện pháp pháp lý tương tự.
Giám đốc
/Đã ký/
