1. Thế nào là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?
Pháp luật hiện hành có quy định rõ về khái niệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, theo đó thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp:
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp;
- Thực hiện các thủ tục pháp lý với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án;
- Thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác phát sinh trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Nói cách khác, người đại diện theo pháp luật là “bộ mặt pháp lý” của doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, đối tác và bên thứ ba. Việc lựa chọn, bố trí và kiểm soát vị trí này có ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp.
2. Giấy phép lao động là gì?
2.1. Khái niệm và ý nghĩa pháp lý của giấy phép lao động
Để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam cũng như được công nhận, bảo hộ về các quyền, nghĩa vụ trong quá trình tham gia hoạt động lao động theo pháp luật Việt Nam thì điều kiện tiên quyết mà người lao động nước ngoài phải đáp ứng là được cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép lao động (trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động).
Có thể hiểu, giấy phép lao động là văn bản pháp lý nhằm cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời, giúp xác định và buộc người lao động nước ngoài thực hiện đúng tính chất, loại hình công việc mà người lao động nước ngoài đã được cấp phép. Nội dung giấy phép lao động có ghi rõ thông tin của người lao động; tên, địa chỉ nơi người lao động làm việc; vị trí công việc; chức danh công việc; thời hạn làm việc.
Như vậy, giấy phép lao động vừa là căn cứ để người lao động nước ngoài chứng minh tình trạng lao động hợp pháp, vừa là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý, giám sát việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
2.2. Cơ sở pháp lý
Cơ sở pháp lý: Điểm d khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019.
3. Giấy phép lao động được cấp bởi cơ quan nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 thì thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cụ thể:
Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Quy định tập trung thẩm quyền tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài dễ dàng xác định đầu mối nộp hồ sơ, đồng thời tạo điều kiện cho địa phương quản lý tập trung, thống nhất đội ngũ lao động nước ngoài trên địa bàn.
4. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp từ xa có phải xin giấy phép lao động?
4.1. Quy định chung về trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động thì không phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động, tuy nhiên người lao động nước ngoài vẫn phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Pháp luật hiện hành không có quy định rõ đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp từ nước ngoài mà không trực tiếp cư trú, hiện diện, làm việc tại Việt Nam thì có phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động hay không?
Thay vào đó, pháp luật chỉ quy định về việc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài thực hiện công việc điều hành, quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam không phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động (được coi là không thuộc diện cấp giấy phép lao động) nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ đồng) trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ đồng) trở lên của công ty cổ phần;
- Là người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
- Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư;
Là thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
Là nhà quản lý, giám đốc điều hành: Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm;
Là nhà quản lý, giám đốc điều hành: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục;
- Kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
Cơ sở pháp lý: Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025; Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019.
4.2. Trường hợp người đại diện theo pháp luật điều hành doanh nghiệp từ nước ngoài
Căn cứ theo quy định về trường hợp mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được coi là không thuộc diện cấp giấy phép lao động: “…Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm”, có thể hiểu, trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp từ nước ngoài bằng phương thức trực tuyến mà không trực tiếp hiện diện, làm việc tại Việt Nam thì có thể được xem là “không làm việc tại Việt Nam” nên không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ theo quy định trên để xác định nghĩa vụ thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động của người đại diện theo pháp luật điều hành doanh nghiệp từ nước ngoài thì chưa đủ, bởi lẽ:
Pháp luật doanh nghiệp có quy định ràng buộc về việc xác định cư trú của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, từ đó có thể xác định nghĩa vụ pháp lý liên quan đến việc đề nghị cấp giấy phép lao động. Theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4.3. Xác định nghĩa vụ xin giấy phép lao động theo số lượng người đại diện theo pháp luật
Như vậy, việc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động trong trường hợp điều hành doanh nghiệp từ nước ngoài hay không có thể được xác định như sau:
4.3.1. Trường hợp doanh nghiệp có 01 (một) người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật phải bảo đảm điều kiện đăng ký cư trú tại Việt Nam trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý doanh nghiệp bằng phương thức trực tuyến mà không hiện diện tại Việt Nam (có ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam), nhưng xét về phương diện giấy tờ pháp lý cư trú của người đại diện theo pháp luật thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định người đại diện theo pháp luật cư trú, làm việc tại Việt Nam nên vẫn phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động (trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động được quy định tại Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 và Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019, tuy nhiên vẫn phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động).
4.3.2. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất 01 (một) người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
Do đó, nếu doanh nghiệp đã có ít nhất 01 (một) người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì những người đại diện theo pháp luật khác có thể điều hành, quản lý doanh nghiệp bằng phương thức trực tuyến mà không cần hiện diện, không cần đăng ký cư trú tại Việt Nam (được xem là không làm việc tại Việt Nam) nên không phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động cũng như thủ tục đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
5. Kết luận và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
Sự phát triển của mô hình quản trị doanh nghiệp từ xa đặt ra nhiều thách thức trong việc xác định phạm vi áp dụng của pháp luật về lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, sự thiếu vắng quy định cụ thể đối với mô hình điều hành từ xa cho thấy hệ thống pháp luật hiện hành vẫn chưa theo kịp sự thay đổi của môi trường kinh doanh trong kỷ nguyên số. Điều này dẫn đến những cách hiểu và áp dụng pháp luật khác nhau trong thực tiễn quản lý.
Để bảo đảm tính thống nhất và tạo môi trường pháp lý minh bạch cho nhà đầu tư, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần ban hành hướng dẫn rõ ràng về việc xác định nghĩa vụ xin giấy phép lao động trong các trường hợp quản lý, điều hành doanh nghiệp xuyên biên giới. Việc người đại diện theo pháp luật điều hành doanh nghiệp từ xa có phải xin giấy phép lao động hay không cần được tiếp cận theo nguyên tắc: phát sinh nghĩa vụ khi có sự hiện diện và hoạt động lao động thực tế tại Việt Nam.
Quan điểm này vừa phù hợp với bản chất của pháp luật lao động Việt Nam, vừa bảo đảm sự linh hoạt cần thiết đối với các mô hình quản trị hiện đại trong giai đoạn hội nhập sâu rộng. Đồng thời, việc hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về lao động nước ngoài, kết hợp với quy định về cư trú và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật, sẽ giúp Việt Nam trở thành điểm đến an toàn, minh bạch và hấp dẫn hơn đối với nhà đầu tư quốc tế.
