HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ CÓ THỂ THAY THẾ HOÀN TOÀN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG GIẤY? GÓC NHÌN PHÁP LÝ.

Những năm gần đây, trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ, hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với hợp đồng truyền thống. Bắt kịp xu thế thời đại, Bộ luật Lao động năm 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) đã chính thức cho phép áp dụng công nghệ số vào quản lý quan hệ lao động bằng việc ghi nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu.

Nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý cho HĐLĐ điện tử, ngày 24/12/2025, Chính Phủ đã ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026) (“Nghị định 337”), xác lập cơ chế riêng biệt trong việc giao kết, ký số, chứng thực và quản lý HĐLĐ thông qua hình thức thông điệp dữ liệu, bảo đảm hiệu lực pháp lý tương đương HĐLĐ bằng văn bản giấy.

1. Khái quát về HĐLĐ điện tử

1.1. Định nghĩa

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 337, HĐLĐ điện tử được định nghĩa là HĐLĐ được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy.

1.2. Hiệu lực

Căn cứ Điều 7 Nghị định 337, HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử (“eContract”) vào HĐLĐ điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Sự khác biệt so với HĐLĐ bằng văn bản giấy:

2. Giao kết HĐLĐ điện tử

2.1. Chủ thể tham gia giao kết

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết HĐLĐ điện tử bao gồm:

2.2. Phương thức giao kết

Việc giao kết HĐLĐ điện tử phải được thực hiện thông qua eContract. Trong đó, eContract phải bảo đảm các điều kiện sau:

2.3. Điều kiện đối với chủ thể tham gia giao kết

2.3.1. Đối với NLĐ và NSDLĐ

(a) Điều kiện chung: Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(b) Điều kiện riêng:

(i) NLĐ:

Có giấy tờ tùy thân, bao gồm:

(ii) NSDLĐ:

NSDLĐ là cá nhân: Có giấy tờ tuỳ thân được liệt kê tại Mục 2.3.1 (b) (i) nêu trên.

NSDLĐ là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:

2.3.2. Đối với Nhà cung cấp eContract:

(i) Có eContract đáp ứng điều kiện tại Mục 2.2 nêu trên;

(ii) Có giải pháp, công nghệ để:

2.4. Quy trình giao kết

3. Nền tảng HĐLĐ điện tử

Nền tảng HĐLĐ điện tử là hạ tầng trọng tâm của mô hình quản lý mới về lao động, được quy định tại Chương III Nghị định 337, đây là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn, do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý; có chức năng quản lý tập trung dữ liệu về HĐLĐ điện tử và cung cấp các dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 337).

Chậm nhất đến 01/7/2026, Nền tảng HĐLĐ điện tử phải chính thức đi vào vận hành, đánh dấu việc triển khai đồng bộ HĐLĐ điện tử trên phạm vi cả nước (Khoản 1 Điều 28 Nghị định 337).

4. Chuyển đổi hình thức từ HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử

Căn cứ Điều 8 Nghị định 337 và Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Như vậy, việc chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử được pháp luật cho phép và bảo đảm giá trị pháp lý tương đương với bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

5. HĐLĐ điện tử có thể thay thế hoàn toàn HĐLĐ bằng văn bản giấy không?

Có thể khẳng định, so với HĐLĐ bằng văn bản giấy thì HĐLĐ điện tử có nhiều ưu thế vượt trội như:

Dù vậy, trong bối cảnh hiện nay, HĐLĐ điện tử chưa thể thay thế hoàn toàn HĐLĐ bằng văn bản giấy, bởi lẽ:

Về nguyên tắc chung, hiện nay không có bất kỳ quy định pháp luật nào bắt buộc các chủ thể phải sử dụng HĐLĐ điện tử/chuyển đổi HĐLĐ bằng văn bản giấy sang điện tử, nhà nước chỉ khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của NSDLĐ và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ (khoản 3 Điều 4 Nghị định 337).

Bên cạnh đó, việc triển khai rộng rãi hình thức HĐLĐ này vẫn còn nhiều thách thức như:

liít

Phần lớn các chủ thể vẫn quen với HĐLĐ bằng văn bản giấy và có xu hướng e ngại khi chuyển sang phương thức điện tử do lo ngại về tính bảo mật và giá trị pháp lý.

Việc áp dụng HĐLĐ điện tử đòi hỏi phải sử dụng các nền tảng chữ ký số cũng như eContract an toàn, đáng tin cậy và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam, đặt ra yêu cầu NSDLĐ phải lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Điều này có thể phát sinh khó khăn về chi phí hạ tầng công nghệ và năng lực kỹ thuật, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ.

NSDLĐ cần bảo đảm việc sử dụng chữ ký điện tử đáp ứng các điều kiện về tính hợp lệ và khả năng thực thi theo quy định pháp luật, đồng thời nắm rõ khung pháp lý điều chỉnh để hạn chế rủi ro và tranh chấp phát sinh. Trong khi đó, nhiều NLĐ và NSDLĐ còn nhận thức và hiểu biết hạn chế đối với chữ ký điện tử.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc thừa nhận và hoàn thiện khung pháp lý đối với HĐLĐ điện tử là một bước tiến tất yếu, phù hợp với xu hướng quản trị hiện đại. Với việc ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hệ thống pháp luật Việt Nam đã thiết lập một cơ chế tương đối đầy đủ, chuyên biệt nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính an toàn và khả năng vận hành thực tiễn của HĐLĐ điện tử. Đồng thời, sự ra đời của Nền tảng HĐLĐ điện tử cấp quốc gia hứa hẹn sẽ tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc số hóa hoạt động nhân sự.

Tuy nhiên, từ góc độ pháp lý và thực tiễn triển khai, có thể khẳng định rằng HĐLĐ điện tử chưa thể thay thế hoàn toàn HĐLĐ bằng văn bản giấy trong giai đoạn hiện nay. Việc áp dụng hình thức HDLĐ này chỉ mang tính khuyến khích, phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng về hạ tầng công nghệ, nhận thức của các chủ thể và khả năng đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan.

CÔNG TY LUẬT TNHH DL PINNACLE